Muitos empresários de Passa Quatro e região continuam com um contador que não atende mais às necessidades da empresa só por receio de a troca dar trabalho ou gerar problemas com o Fisco. A boa notícia: trocar de contabilidade é um processo simples, seguro e comum, desde que feito com organização.
Neste artigo, explicamos o passo a passo, os documentos envolvidos e os cuidados para que a transição aconteça sem nenhuma pendência.
Sinais de que está na hora de trocar de contador
- Demora para responder dúvidas ou enviar guias de impostos;
- Guias entregues em cima do prazo ou com erros frequentes;
- Nenhuma orientação sobre regime tributário ou redução legal de impostos;
- Multas por atraso em obrigações (eSocial, DCTFWeb, SPED, DeSTDA, entre outras);
- Falta de relatórios que ajudem na gestão do negócio.
Se a sua empresa se identifica com dois ou mais desses pontos, vale a pena avaliar uma nova contabilidade.
Passo a passo para trocar de contabilidade
1. Escolha o novo escritório antes de encerrar o contrato atual
Converse com a nova contabilidade, peça uma proposta e entenda como será o atendimento. Assim, a empresa não fica nenhum mês sem responsável técnico.
2. Comunique o contador atual e verifique o contrato
Leia o contrato de prestação de serviços: normalmente ele prevê um prazo de aviso prévio. Formalize a rescisão por escrito (e-mail ou carta) e defina a data da última competência que ficará sob responsabilidade do escritório atual.
3. Solicite a documentação da empresa
O contador anterior deve entregar os documentos e informações necessários para a continuidade dos serviços. Os principais são:
- Contrato social e alterações, CNPJ, inscrições estadual e municipal e alvarás;
- Livros contábeis e fiscais, balancetes e balanços dos últimos exercícios;
- Folha de pagamento, dados dos funcionários, férias, 13º e informações do eSocial;
- Relação de parcelamentos, certidões e pendências em aberto;
- Declarações entregues (DEFIS, ECD, ECF, DCTFWeb, DIRF/EFD-Reinf, entre outras).
Na prática, a própria nova contabilidade costuma fazer esse contato e cuidar da transferência, com um termo de entrega dos documentos assinado pelas partes.
4. Atualize acessos e procurações
Revogue as procurações eletrônicas (e-CAC, Receita Estadual e outros portais) concedidas ao contador anterior e cadastre as do novo escritório. Também é hora de revisar quem tem acesso ao certificado digital da empresa.
5. Faça um diagnóstico inicial
Uma boa contabilidade não apenas “assume” a empresa: ela revisa o histórico, confere se o regime tributário é o mais vantajoso e identifica pendências antes que virem multas.
Trocar de contador gera custo ou multa?
A troca, por si só, não gera nenhuma multa perante os órgãos públicos. O que pode existir são cláusulas do contrato com o escritório anterior, como aviso prévio. Por isso, o ideal é planejar a troca com antecedência, de preferência no início de um mês.
Qual o melhor momento para trocar?
A troca pode ser feita em qualquer época do ano. Muitas empresas preferem a virada do ano ou o início de um trimestre, porque facilita a organização dos fechamentos. O mais importante é não deixar competências “soltas”, sem responsável.
Perguntas frequentes
Preciso ir até o escritório antigo buscar os documentos?
Não necessariamente. A nova contabilidade pode fazer o contato e organizar a transferência dos arquivos, físicos ou digitais.
Meus funcionários serão afetados?
Não. A folha de pagamento continua normalmente; muda apenas quem a processa. Por isso, é importante transferir corretamente as informações de férias, 13º e eSocial.
Quanto tempo leva a transição?
Em geral, poucas semanas, dependendo do porte da empresa e da organização dos documentos.
Quer trocar de contador com segurança?
A Neriplan cuida de toda a transição para você: contato com o escritório anterior, recebimento dos documentos e diagnóstico inicial da empresa. Atendemos empresas de Passa Quatro, Itanhandu, Itamonte e todo o Sul de Minas.
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